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Praxisreport 2025:
Was Patienten heute wirklich bindet

Wie wählen Patienten ihre Zahnarztpraxis – und was trägt dazu bei, dass sie dort bleiben? Unsere repräsentative Befragung zeigt: Servicequalität, Zeitmanagement und klare Kommunikation sind entscheidender als Ausstattung. Dieser Report übersetzt Erkenntnisse in praktische Hebel für Praxisinhaber, Zahnärzte, Praxismanager und MVZ-Leitungen.
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Auf einen Blick – 5 Kernbefunde

  1. Service schlägt Ausstattung: Team 54 %, Wartezeiten 44 %, Nähe zum Wohnort 39 %, (Online-)Termin 37 % sind Top-Treiber der Praxiswahl. Budget lenkt Entscheidungen: 61 % sagen, das verfügbare
  2. Budget beeinflusst ihre Behandlung: 20 % wünschen Ratenzahlung als Option. KI-unterstützte Diagnosen willkommen, unter Auflagen: 59 % würden
  3. KI-unterstützte Untersuchung/Diagnosen zulassen, wenn Sicherheit gewährleistet ist (Supervision etc.).
  4. Spezialisierung auf Angstpatienten wirkt: 70 % bevorzugen eine spezialisierte Praxis.
  5. Terminlogistik entscheidet: Bei akuten Problemen wünschen 37 % einen Same-Day-Termin; 55+ ist hier weniger geduldig.

Service schlägt Ausstattung: 
Die unterschätzten Wachstumstreiber

Freundlichkeit, kurze Wege und schnelle Terminvergabe sind entscheidend.

Patienten wählen ihre Zahnarztpraxis nach Verlässlichkeit im Alltag. Ein freundliches Team (54 %), kurze Wartezeiten (44 %), Nähe zum Wohnort (39 %) und schnelle (Online-)Terminvergabe (37 %) geben den Ausschlag. Technik und digitale Angebote sind wichtig – sie verstärken die Entscheidung, wenn die Basis stimmt. Kurz gesagt: People & Prozesse sind die primären Hebel. Digitale Abläufe machen den Unterschied im Alltag.

Ton, Nähe, Tempo – die Praxisalltagsfaktoren

Wer persönliche Begrüßung, Wartezeiten-Management und digitale Terminlogistik im Griff hat, wird in der Umgebung zur Stammpraxis – zumal mehr als jeder Zweite für Behandlung oder Kontrolltermin maximal 10 km zurücklegen möchte und rund ein Viertel sogar die fußläufige Erreichbarkeit bevorzugt.

Im Umgang mit den Patienten zählt der Ton mehr als jedes Kunstwerk an der Wand. Unsensibles Personal (39 %) ärgert Patienten. Smalltalk während der Behandlung irritiert rund jeden Zehnten – oft, weil er floskelhaft wirkt oder Antworten mit geöffnetem Mund kaum möglich sind.

Terminvergabe ohne Frust: Erwartungen auf einen Blick

Zeit ist Geld: Bei akuten Problemen wünschen sich 37 % der befragten Patienten einen Termin am selben Tag. Die Altersgruppe ab 55 Jahren ist weniger geduldig – jeder Zweite möchte noch am selben Tag behandelt werden.

Für Kontrolltermine sind Patienten gelassener: im Schnitt 28 Tage Wartebereitschaft, wobei 17 % höchstens eine Woche akzeptieren.

Auffällig: Viele Patienten wünschen sich die Buchung von Terminen online – hier lohnt sich die Investition. WLAN im Wartebereich ist dagegen nur für 5 % wichtig.

Spezialisierung auf Angstpatienten gewünscht

Angst lässt sich nehmen: Ein spezialisierter Umgang (mehr Zeit, klare Schritte, sichtbares Verständnis) wird ausdrücklich geschätzt. Über 70 % würden eine spezialisierte Praxis bevorzugen, für rund 40 % ist das sehr wichtig.

Wer sein Verständnis bereits online sichtbar macht, z. B. mit einer gezielten Ansprache auf der Praxis-Webseite oder entsprechenden Hinweisen auf Ärzteportalen, senkt No-Show-Raten schon vor dem ersten Termin.

Finanzielle Lage beeinflusst Zahnarztbehandlungen

Jeder dritte Patient muss abwägen, ob private Zahnbehandlungen leistbar sind.

In Zeiten steigender Lebenshaltungskosten gibt nicht die medizinische Notwendigkeit den Ausschlag für die Behandlungsentscheidung, sondern die Planbarkeit der Ausgaben.

Für eine deutliche Mehrheit (61 % der Befragten) beeinflusst das verfügbare Budget die Entscheidung einer Behandlung. Etwa jeder fünfte Patient hat eine Behandlung sogar aus Kostengründen vertagt oder abgebrochen.

Zahlungsoptionen schaffen Handlungsspielraum

Neben langen Wartezeiten zählen unerwartete bzw. unklare Posten zu den größten Frustfaktoren beim Zahnarzt. Zugleich prüft rund jeder Dritte, ob eine privat finanzierte Maßnahme aktuell leistbar ist – und nur jeder Zehnte verfügt über eine Zahnzusatzversicherung.

Entsprechend wünschen sich 20 % der befragten Patienten die Option der Ratenzahlung – nicht, um an Qualität zu sparen, sondern um Finanzierbarkeit zu gewährleisten.

Zweitmeinung als Qualitätsmerkmal

Eine Zweitmeinung ist kein Misstrauensvotum, sondern ein Teil informierter Entscheidungen. Viele Patienten (45 %) haben sie bereits genutzt. Wer „Zweitmeinung willkommen“ aktiv kommuniziert und Befunde verständlich erklärt, wirkt souverän und reduziert spätere Zweifel.

Nachhaltigkeit und Künstliche Intelligenz sind willkommen

Was Patienten zu schätzen wissen: Assistenz statt Autopilot, konkrete Maßnahmen statt Versprechen

Auch die Zahnmedizin wird in den nächsten Jahren nicht an Künstlicher Intelligenz (KI) vorbeikommen. Vertrauen entsteht dabei nur, wenn Verfahren verständlich erklärt und sichtbar verantwortungsvoll umgesetzt werden, etwa mit ärztlicher Supervision und nachweislich datenschutzkonformen Prozessen.

In der Befragung würde eine Mehrheit (59 %) eine Untersuchung und/oder Diagnose durch KI-unterstützte Geräte/Systeme zulassen, unter der Bedingung, dass Sicherheit gewährleistet ist. Etwa 41 % zeigen sich noch skeptisch.

Klinische Einsatzfelder mit hoher Akzeptanz

Die größte Akzeptanz hat KI dort, wo sie als Assistenz oder “Zweitblick” agiert, etwa bei der Auswertung von Röntgen- und Intraoralscans, zur Priorisierung auffälliger Befunde oder zur konsistenten Dokumentation. Zustimmung gibt es auch für administrative Anwendungen (z. B. Praxismanagement, Kostenplanerstellung): über 30 % der Befragten bewerten den KI-Einsatz in diesen Bereichen positiv.

Nachhaltigkeit: Konkreter Einsatz statt Versprechen

Das Thema Nachhaltigkeit in der Praxis beurteilen Patienten positiv (51 %) oder gar nicht (46 %). Beispiele reichen von der Reduktion von Einwegplastik bis zur papierlosen Kommunikation. Nachhaltigkeit ist damit ein Sympathie-Booster, aber kein Haupttreiber – sie wirkt am stärksten, wenn Maßnahmen konkret und überprüfbar sind statt bloßer Versprechen.

Kanäle mit Wirkung – So kommunizieren Praxen ohne Reibung

Telefon bleibt Standard. E-Mail wird wichtiger.

Patienten wollen vor allem verlässlich erreicht und klar informiert werden. Am beliebtesten bleibt das klassische Telefonat (38 %). Für rund ein Drittel reicht eine E-Mail (30 %). Beide liegen deutlich vor Messengern wie WhatsApp & Co., die nur etwa 15 % bevorzugen.

Kurz gesagt: Telefon und E-Mail mit klaren Reaktionszeiten bilden das Fundament der Patientenkommunikation. Social Media ergänzt dort, wo Team, Abläufe und Aufklärung sichtbar gemacht werden müssen, ersetzt aber keine verlässliche Erreichbarkeit.

Was heißt das im Praxisalltag?

Schnelle Impulse, die Patienten binden
  • Legen Sie wert auf den ersten Eindruck – vor Ort und online
  • Ermöglichen Sie eine Online-Terminvergabe – sichert langfristig Patientenakquise
  • Heißen Sie Angstpatienten gezielt willkommen – Verständnis online und vor Ort sichtbar machen
  • Schaffen Sie Kostentransparenz und bieten Sie Ratenzahlung an – stärkt das Vertrauen, senkt Abbruchraten
  • Nutzen Sie KI als Assistenz – Patienten heißen den Einsatz willkommen

Methodik

Im Auftrag der Discover DX GmbH hat das unabhängige Befragungsinstitut Censuswide vom 11. bis 15. September 2025 eine Befragung unter 2.001 Personen ab 16 Jahren in Deutschland durchgeführt. Die Stichprobe ist repräsentativ für die Allgemeinbevölkerung. Censuswide arbeitet nach den Standards der Market Research Society (MRS) und den ESOMAR-Prinzipien und ist Mitglied des British Polling Council. Alle Prozentangaben sind gerundet; bei einzelnen Fragen waren Mehrfachantworten möglich.