Was ist eine Online-Rezeption und was bringt sie einer Zahnarztpraxis?

Man stelle sich vor, dass das Telefon klingelt, während die Assistenz im Behandlungszimmer gebraucht wird. Parallel sind vielleicht noch drei Rückrufwünsche auf dem Zettel am Empfang notiert. Schon beim Lesen spürt man den Stress, den ein solches Szenario hervorrufen kann. Gleichzeitig verschiebt sich aber der Erstkontakt eines Patienten zur Praxis immer weiter ins Internet. 64 Prozent der Menschen in Deutschland haben mindestens einmal einen Arzttermin online vereinbart. Im Jahr 2023 waren es noch 36 Prozent (Bitkom, Dezember 2025). Am häufigsten nennen Patienten, die lieber online buchen, die damit verbundene Unabhängigkeit von der telefonischen Erreichbarkeit einer Praxis. Genau an dieser Stelle setzt die Online-Rezeption an.

Was ist eine Online-Rezeption?

Eine Online-Rezeption ist der digitale Empfang einer Praxis. Anders als ein reines Buchungstool deckt sie nicht nur den Termin ab, sondern die ganze Bandbreite der Anliegen, die sonst am Telefon oder vor Ort am Empfangstresen landen: Terminwunsch und -verschiebung, Anamnese vor dem ersten Besuch, Rezeptanfrage, Rückrufbitte, Upload von Unterlagen oder auch Fragen zu Rechnungen.

Patienten wählen ihr Anliegen aus, das System fragt die nötigen Angaben ab. Das Praxisteam kann die Anfragen dann bearbeiten, wenn es zeitlich passt. Erreichbar ist die Praxis damit rund um die Uhr, ohne dass jemand den Telefonhörer abnehmen muss.

Der Unterschied zum klassischen Kontaktformular: Während das Formular eine E-Mail erzeugt, die jemand lesen, einordnen und beantworten muss, sortiert eine Online-Rezeption die Anfrage vorab, hängt die passenden Pflichtfelder an und dokumentiert den Bearbeitungsstand.

Wie funktioniert das konkret?

1. Der Einstieg: Eingebunden wird die Online-Rezeption meist als Widget oder Button auf deiner Praxis-Website, ergänzt um einen Link und einen QR-Code (z. B. im Wartezimmer oder auf dem Recall-Brief).

2. Die geführte Abfrage: Statt eines Freitextfeldes gibt es einen Dialog. Dabei werden Anliegen, Dringlichkeit, Versicherungsstatus und Kontaktdaten abgefragt. Bei KFO-Praxen kommen insbesondere noch Angaben der Sorgeberechtigten hinzu.

3. Die Bearbeitung: Alle Anliegen laufen in einem zentralen Postfach zusammen. Je nach Anbieter gibt es eine Schnittstelle zur Praxisverwaltungssoftware, über die Termine und Anamnesedaten direkt übernommen werden; sonst werden die Daten manuell übertragen.

Typische Funktionen im Überblick

• Online-Terminvergabe inklusive automatischer Erinnerungen, die versäumte Termine reduzieren sollen
• Digitale Anamnese- und Aufklärungsbögen vor dem Termin
• Rezept- und Überweisungsanfragen
• Verschlüsselter Dokumenten- und Befundaustausch
• Recall für Prophylaxe, KFO-Kontrollen und Aligner-Checks
• Messenger-Funktion, bei einigen Anbietern ein KI-Telefonassistent für Anrufe außerhalb der Sprechzeiten

Drei Ansätze: Von der Terminvergabe bis zur vollen Online-Rezeption

Für Zahnarzt- und KFO-Praxen kommen diese Ansätze infrage:

Terminplattformen wie Doctolib, CLICKDOC oder jameda konzentrieren sich auf die Terminvergabe und machen die Praxis zusätzlich über ihr eigenes Portal sichtbar. Auf diesen Portalen können Patienten nach einer geeigneten Praxis suchen. Wer also dort gelistet ist, wird auch von Patienten gefunden, die die Praxis vorher nicht kannten. Anbieter wie eTermio Dental ergänzen die reine Terminvergabe noch um Recall, Warteliste und Terminketten für mehrteilige Behandlungspläne.

Online-Rezeptionen wie Dr. Flex, 321 MED oder DocMedico decken die komplette Bandbreite an Patientenanliegen ab. Sie werden direkt auf der Website der Praxis eingebunden. Für Patienten sieht es aus wie ein Teil der Praxis-Website, nicht wie ein fremdes Portal. In diesem Zusammenhang taucht immer häufiger auch der Begriff KI-Rezeption auf. Ein Sprachassistent nimmt Anrufe auch außerhalb der Sprechzeiten entgegen, klärt Standardanliegen und vermerkt den entsprechenden Termin direkt in der Praxissoftware.

Zusätzliche Module der Praxissoftware, wie sie in Dampsoft DS4 stecken, sind der dritte Weg. Die Online-Terminvergabe lässt sich im gewohnten System aktivieren, ein zweites Programm entfällt. Der Funktionsumfang ist dafür kleiner; Anamnese und Aufklärung laufen über separate Produkte. Nicht jeder Hersteller entwickelt so etwas allerdings selbst: solutio gibt für charly Schnittstellen zu Dr. Flex, lunisMED, eTermio, jameda und Smylor Pro frei. Der Blick in die eigene Praxissoftware lohnt deshalb doppelt, denn entweder steckt die Funktion schon darin oder der Weg zu einem Partner ist dort bereits vorbereitet.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Beim Vergleich lohnt sich ein Blick auf:

• Schnittstelle zur Praxissoftware
• Serverstandort in der EU und BSI-C5-Testierung
• Auftragsverarbeitungsvertrag
• rollenbasierte Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Konfigurierbarkeit der Terminlogik
• Gesamtkosten inklusive Zusatzmodulen und Schulung

Wo die Grenzen liegen

Fehlt die Schnittstelle zur Praxissoftware, entsteht doppelter Pflegeaufwand und der gewünschte Zeitgewinn schrumpft. Ist die Terminlogik nicht korrekt konfiguriert, werden falsche Slots gebucht. Es braucht zudem eine klare Zuständigkeit und feste Zeitfenster für die Bearbeitung, denn eine unbeantwortete Onlineanfrage ist schlimmer als ein Besetztzeichen am Telefon. Auch die Akzeptanz im Team ist kein Automatismus. Wer jahrelang alles am Telefon geklärt hat, erlebt ein zusätzliches Postfach zunächst als belastenden Mehraufwand. Und nicht alle Patienten wollen den digitalen Weg: 18 Prozent der Befragten lehnen die digitale Terminvergabe grundsätzlich ab (Bitkom, Dezember 2025). Das Telefon bleibt weiterhin.

Fazit

Eine Online-Rezeption ersetzt den Empfang nicht, sondern nimmt ihm die planbaren Routineanfragen ab und verlagert sie auf einen Kanal, der nicht klingelt. Wie viel das im Alltag bringt, entscheidet weniger der Anbieter als die Frage, wie konsequent die Praxis das Werkzeug in die Abläufe einbaut. Auch ist entscheidend, wie gut deine Website überhaupt dorthin führt.

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Zahlen: Bitkom e. V., Presseinformation vom 22. Dezember 2025, repräsentative Befragung von 1.145 Personen ab 16 Jahren in Deutschland.

KI-Kennzeichnungspflicht für Zahnarztpraxen: Was wirklich gilt und fünf Irrtümer

Seit dem 2. August 2026 gilt die Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte. In den Wochen davor war viel von Abmahnwellen und Millionenbußgeldern zu lesen. Nach unserer Recherche ist bis heute (Stand: 25. August 2026) keine deutsche Gerichtsentscheidung zu der neuen Vorschrift veröffentlicht. Belastbare Belege für erste Abmahnungen haben wir nicht gefunden. Aber man muss dazu erwähnen, dass Abmahnungen selten veröffentlicht werden.

Die Kennzeichnungspflicht gilt und ein guter Teil dessen, was gerade durch Praxen und Foren geistert, stimmt nicht. Die fünf hartnäckigsten Irrtümer haben wir uns angesehen.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zur Umsetzung in deiner Praxis, insbesondere zur Einordnung als Hochrisiko-KI oder zur Patientenaufklärung, empfehlen wir die Rücksprache mit einer auf Medizinrecht spezialisierten Kanzlei. Stand dieses Beitrags: 25. August 2026.

Drei Situationen, die dich betreffen

Die EU-KI-Verordnung unterscheidet zwischen Anbietern (also den Herstellern einer KI-Software) und Betreibern. Betreiber bist du, wenn du ein Tool bei dir in der Praxis einsetzt, etwa einen Chatbot auf der Website oder einen Bildgenerator fürs Marketing.

Artikel 50 der EU-KI-Verordnung regelt die Transparenzpflichten. Im Praxisalltag greifen drei davon und sie verteilen die Verantwortung unterschiedlich:

• Direkte Interaktion: Wer mit einem Chatbot oder einer Telefon-KI spricht, muss erkennen können, dass eine Maschine antwortet. Diese Pflicht trifft in erster Linie den Anbieter des Systems (deinen Dienstleister). Er muss das Produkt so bauen, dass es den Hinweis zum KI-Einsatz beinhaltet. Deine Aufgabe ist, das Tool selbst zu testen und den Dienstleister entsprechend in die Pflicht zu nehmen.
• Deepfakes: Bild-, Ton- und Videoinhalte, die echt wirken, müssen ebenfalls als mit KI erzeugt gekennzeichnet werden. Hier bist du selbst zuständig.
• Texte von öffentlichem Interesse: KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Themen wie Gesundheit informieren, brauchen einen entsprechenden Hinweis, sofern diese Texte nicht fachlich geprüft wurden. Auch hier stehst du in der Pflicht.

Alles andere, etwa ein mit KI formulierter Terminhinweis oder eine korrigierte Rechtschreibung, fällt nicht unter die Kennzeichnungspflicht.

Irrtum 1: Jedes KI-Bild muss gekennzeichnet werden

Das ist der häufigste Irrtum. Kennzeichnungspflichtig sind nur Bilder, die als sogenannte Deepfakes gelten. Als Faustregel führen drei Fragen recht zuverlässig zur Antwort:

1. Wurde das Bild mit KI erstellt oder mit KI verändert?
2. Ging es dabei um mehr als technische Korrekturen wie Helligkeit, Farbe, Schärfe oder Zuschnitt?
3. Könnte jemand das Ergebnis für eine echte Aufnahme halten?

Lautet die Antwort auf alle drei Fragen Ja, ist ein Hinweis notwendig. Die Faustregel ersetzt aber keine Einzelfallbetrachtung, denn die EU-Leitlinien arbeiten mit vier Kriterien und stellen ausdrücklich auf Kontext und Zielgruppe ab.

Kennzeichnungspflichtig sind zum Beispiel:

• eine KI-gestützte Vorher-Nachher-Simulation für Bleaching, Veneers oder eine Aligner-Therapie
• ein KI-generiertes Bild des Praxisgebäudes, das wie ein echtes Foto wirkt
• eine fotorealistische Behandlungssituation mit erfundenen Personen
• ein Teamfoto, aus dem ein ausgeschiedenes Teammitglied mit einer generativen Funktion entfernt wurde

Nicht kennzeichnungspflichtig sind:

• erkennbar gestaltete Illustrationen, Zahn-Icons und Infografiken
• ein echtes Praxisfoto, das nur heller, schärfer oder beschnitten wurde
• ein Foto, aus dem ein zufälliger Passant im Hintergrund entfernt wurde, solange sich die Aussage des Bildes dadurch nicht ändert

An genau dieser Stelle liegt der Unterschied zwischen dem Passanten und dem Teammitglied. Während der eine zufällig im Bild war, gehört der andere zur Bild-Aussage dazu. Wer auf einem Teamfoto zu sehen ist, gilt also als Kernbotschaft des Bildes und stellt kein bloßes Beiwerk dar. Der Maßstab ist also nicht, ob eine KI im Spiel war, sondern ob sich die Aussage des Bildes ändert.

Passende Formulierung für den Teamfoto-Fall: »Teilweise mit KI verändert«.

Irrtum 2: »Symbolbild« reicht als Hinweis

Das reicht nicht! Das Wort »Symbolbild« sagt nur, dass ein Bild stellvertretend steht, aber nichts darüber, dass es künstlich erzeugt wurde. Der Hinweis muss erkennbar machen, dass eine KI im Spiel war.

Ein bestimmter Wortlaut ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aber folgende Formulierungen haben sich bewährt:

• »KI-generiertes Symbolbild« für vollständig erzeugte Bilder
• »KI-generiertes Symbolbild. Keine Aufnahme aus unserer Praxis.« wenn Verwechslungsgefahr mit deinen Räumen besteht
• »Teilweise mit KI verändert« für nachträglich veränderte echte Aufnahmen

Vorsicht bei Weichmachern: »Mit KI unterstützt« kann zu unbestimmt sein, wenn ein Bild eigentlich vollständig von KI stammt.

Der Hinweis gehört direkt ins Bild oder direkt darunter. Es genügt nicht, einen Hinweis im Impressum oder auf einer separaten Infoseite zu hinterlegen. Am besten ist der entsprechende Hinweis fest ins Bild eingebettet, dann bleibt er auch erhalten, wenn das Bild geteilt oder heruntergeladen wird. Auf der Website lohnt es sich, den Hinweis zusätzlich im Alternativtext zu hinterlegen, damit er auch Menschen erreicht, die einen Screenreader nutzen. Den sichtbaren Hinweis im Bild bzw. direkt darunter ersetzt der Alternativtext aber nicht.

Die EU-Kommission stellt zusätzlich kostenfreie Icons bereit: drei Varianten, nämlich eine für vollständig KI-generierte Inhalte, eine für nachträglich veränderte Aufnahmen und ein Basis-Icon dafür, dass KI an der Erstellung beteiligt war, jeweils in vier visuellen Ausführungen für helle und dunkle Hintergründe. Die Nutzung der Icons ist freiwillig. Zwei der drei Varianten tragen eine englische Beschriftung (»AI GENERATED«, »AI MODIFIED«). Das ist zulässig, auch in Deutschland. Für ein Praxispublikum, zu dem auch ältere oder weniger technikaffine Patienten gehören, ist ein deutscher Text aber meist die verständlichere und bessere Lösung.

Irrtum 3: Wer den Beitrag veröffentlicht, ist automatisch verantwortlich

Das stimmt so nicht. Für Praxen mit externer Marketing-Betreuung ist das der wichtigste Punkt.

Verantwortlich ist, wer über den Einsatz von KI entscheidet, also darüber, ob, wozu und wie die KI genutzt wird. Daraus folgt eine Unterscheidung:

• Wer ein bereits vorhandenes KI-Bild nur auswählt und erneut veröffentlicht, ist damit noch nicht verantwortlich im Sinne der Verordnung. Die Pflicht liegt bei dem, der das Bild erzeugen ließ.
• Wer selbst eine KI einsetzt, etwa um ein Bild zu erzeugen oder inhaltlich zu verändern, ist für diesen Schritt verantwortlich.
• Eine Agentur, die eigenständig über den KI-Einsatz entscheidet, trägt die Verantwortung dafür selbst. Wird sie dagegen im Auftrag und unter Anleitung der Praxis tätig, bleibt die Praxis verantwortlich.

Kläre mit deiner Agentur oder deinem Dienstleister schriftlich, wer bei Bildern über den Einsatz von KI entscheidet und wer kennzeichnet.

Ein Vertrag ordnet allerdings nur Zuständigkeiten und Nachweise. Die gesetzliche Rolle richtet sich nach den tatsächlichen Abläufen: Wer im Alltag entscheidet, ist verantwortlich, unabhängig davon, was auf dem Papier steht. Eine Klausel ist also gut für die Zusammenarbeit, aber kein Schutzschild.

Irrtum 4: KI-Texte müssen immer gekennzeichnet werden

Auch das ist zu weit gegriffen. Die Textpflicht greift nur, wenn folgende zwei Punkte gegeben sind: Der Text informiert die Öffentlichkeit über eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse (z. B. zum Thema Gesundheit) und er wurde nicht inhaltlich geprüft.

Ein Ratgeberbeitrag über Karies, Parodontitis oder Implantate fällt damit in den Bereich; ein Beitrag über die neuen Öffnungszeiten oder eine Terminankündigung fallen nicht darunter.

Eine Ausnahme gibt es: Wird der Text vor der Veröffentlichung inhaltlich geprüft und übernimmt jemand die redaktionelle Verantwortung, entfällt die Kennzeichnung. Dabei sind die Anforderungen an diese Prüfung aber höher, als viele annehmen:

• Es braucht eine Auseinandersetzung mit dem Inhalt, nicht nur einen Blick auf Sprache und Lesbarkeit. Rechtschreib- und Stilkorrekturen genügen ausdrücklich nicht.
• Die prüfende Person muss fachlich geeignet sein. Bei medizinischen Aussagen muss das jemand sein, der diese auch fachlich beurteilen kann.
• Geprüft werden muss die letzte Fassung, die auch tatsächlich veröffentlicht wird. Wird der Text danach noch einmal per KI umformuliert, entfällt die Ausnahme.
• Jemand muss die Verantwortung für die Veröffentlichung tatsächlich übernehmen und auch befugt sein, Inhalte zu ändern oder diese abzulehnen.

Es geht also nicht darum, unter jeden Text »mit KI erstellt« zu schreiben, sondern darum, einen Freigabeprozess zu haben. Es muss also klar sein: Wer schreibt, wer fachlich prüft und wer die Veröffentlichung verantwortet.

Irrtum 5: Es drohen Bußgelder in Millionenhöhe

Diese Warnung steht in vielen Artikeln zum Thema KI-Kennzeichnungspflicht. Für eine Zahnarztpraxis ist sie aber weniger relevant. Das Gesetz nennt zwei Obergrenzen: 15 Millionen Euro oder drei Prozent vom Jahresumsatz. Große Unternehmen trifft die höhere der beiden, daher die Schlagzeilen. Kleine und mittlere Unternehmen trifft die niedrigere. Bei Praxen gilt also die Obergrenze von drei Prozent vom Jahresumsatz.

Bei einem Jahresumsatz von einer Million Euro sind drei Prozent 30.000 Euro. Das ist die Obergrenze für Zahnarztpraxen, nicht 15 Millionen! Und die erwähnten Obergrenzen sind keine Regelsätze, sondern das, was im äußersten Fall überhaupt möglich wäre.

Zuständig ist in Deutschland die Bundesnetzagentur. Sie ist gleichzeitig zentrale Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die KI-Verordnung. Wie sie konkret vorgeht, lässt sich derzeit nicht seriös vorhersagen, denn veröffentlichte Vollzugsentscheidungen gibt es noch nicht.

Eine fehlende Kennzeichnung birgt aber ein anderes Risiko und kann nicht nur eine Behörde interessieren, sondern auch das Wettbewerbsrecht auf den Plan rufen: als Rechtsbruch (§ 3a UWG) oder als Vorenthalten einer wesentlichen Information (§ 5a und § 5b Abs. 4 UWG). Die Wettbewerbszentrale vertritt bereits die Auffassung, dass Verstöße gegen Artikel 50 der EU-KI-Verordnung unlauter sein und Unterlassungsansprüche auslösen können. Gerichtlich geklärt ist das noch nicht.

Für die Kosten macht es einen Unterschied, wer die Abmahnung schickt:

• Kommt sie von einer anderen Praxis, also einem Mitbewerber, muss diese ihre Anwaltskosten selbst tragen.
• Kommt sie von einem Verband (wie z. B. der Wettbewerbszentrale), dann können die Kosten bei dir landen.

In beiden Fällen bleibt die eigentliche Forderung aber bestehen: den Inhalt zu ändern oder offline zu nehmen.

Und noch ein interessanter Punkt: Ein KI-Bild, das eine Praxis moderner oder größer darstellt, als sie eigentlich ist, kann als irreführende Werbung verstanden werden. Bei Behandlungsergebnissen kommt noch das Heilmittelwerberecht hinzu. Eine KI-Kennzeichnung hilft hier nicht weiter. Sie sagt nur, wie ein Bild entstanden ist, und nicht, ob es die Praxis so zeigt, wie sie wirklich ist.

Chatbot und Telefon-KI: ein wichtiger Satz, der fallen muss

Wenn eine Telefon-KI Anrufe annimmt, Termine bucht oder verschiebt, muss die anrufende Person das zu Beginn des Gesprächs erfahren. Nicht ausreichend sind dabei:

• Bezeichnungen wie »digitaler Assistent«, »virtuelle Rezeption« oder nur »Assistent«
• eine erkennbar künstlich klingende Stimme ohne ausdrücklichen Hinweis
• ein Signalton oder eine kurze Melodie
• ein Hinweis nur auf der Website, in der Datenschutzerklärung oder in einer Warteschleife, die nicht jeder hört

Das Gesetz kennt eine Ausnahme: Ist für jeden wirklich sofort klar, dass hier eine KI im Spiel ist, braucht es den Hinweis nicht. Auf eine Zahnarztpraxis passt diese Ausnahme allerdings so gut wie nie, egal wie deine Telefon-KI klingt.

Klingt die Stimme menschenähnlich, ist von vornherein nichts offensichtlich. Klingt sie erkennbar künstlich, reicht auch das nicht, denn ob etwas offensichtlich ist, richtet sich nach den Menschen, die tatsächlich anrufen. Dazu gehören ältere und weniger technikaffine Patienten, die aus einer künstlich klingenden Stimme nicht unbedingt auf eine KI schließen.

Ein belastbarer Standardtext für eingehende Anrufe:

»Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Telefonassistenten der Zahnarztpraxis XYZ, nicht mit einem Menschen. Ich unterstütze Sie im Auftrag der Praxis bei Terminvereinbarungen und Terminänderungen.«

Und für ausgehende Anrufe, bei denen zusätzlich offenzulegen ist, in wessen Auftrag das System handelt:

»Guten Tag, hier ist der KI-Telefonassistent der Zahnarztpraxis XYZ. Ich rufe im Auftrag der Praxis an. Sie sprechen nicht mit einem Menschen.«

Dieser Hinweis ersetzt allerdings keinen Datenschutzhinweis zur Verarbeitung oder Aufzeichnung des Gesprächs. Und sobald das System über Terminverwaltung hinausgeht, also Beschwerden aufnimmt oder gesundheitliche Fragen beantwortet, ist die Risikolage noch einmal eine andere. Lege vorher fest, wann zwingend an einen Menschen übergeben wird.

Du kannst einem Bild nicht ansehen, ob eine KI im Spiel war

Manche KI-Werkzeuge hinterlegen in ihren Bildern eine unsichtbare Markierung, an der Programme später erkennen können, dass die Datei von einer KI stammt. Das ist eine Pflicht der Anbieter, nicht deine. Und sie gilt noch nicht überall. Für Werkzeuge, die vor dem 2. August 2026 schon auf dem Markt waren, läuft eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026.

Verlass dich aber nicht darauf, dass ein KI-Bild sich selbst zu erkennen gibt. Sehen kannst du die Markierung ohnehin nicht und bei vielen Werkzeugen fehlt sie derzeit noch ganz.

Es bleibt also nur der Weg über den Menschen. Frag bei der Person oder der Agentur nach, von der du das Bild bekommen habt.

Kläre dabei die Frage: Wurde KI eingesetzt und was genau wurde damit gemacht?

Welche Angaben dabei mitkommen sollten, steht weiter unten unter »Was du von deiner Agentur wissen musst«.

Wenn KI in die Behandlung eingreift

Ein Thema, das oft mit der Kennzeichnungspflicht vermischt wird, aber eigenen Regeln folgt: Röntgenbildanalyse, Implantatplanung oder KI-gestützte Kieferorthopädie-Software fallen häufig in die Kategorie Hochrisiko-KI.

Diese Pflichten gelten nicht seit dem 2. August 2026. Für Hochrisiko-Systeme gelten spätere Fristen, die im Sommer 2026 noch einmal nach hinten verschoben wurden. Für eigenständige Systeme gilt inzwischen der 2. Dezember 2027, für KI, die in ein zulassungspflichtiges Produkt eingebaut ist, gilt der 2. August 2028. Diagnose- und Planungssoftware ist in der Regel ein Medizinprodukt und fällt damit unter die spätere Frist. Weil die genaue Einordnung vom einzelnen Produkt abhängt, lohnt sich ein Anruf beim Hersteller und im Zweifel bei einer Kanzlei.

Frage beim Hersteller nach der Risikoeinordnung des Systems, betreibe die Software immer nach Anleitung und sorge für eine Aufsicht im Team. Die fachliche Verantwortung bleibt immer bei dir. Eine KI-Diagnose ohne ärztliche Bestätigung ist nämlich kein Befund, sondern gilt als ein Vorschlag.

Was du von deiner Agentur wissen musst

Der größere Teil der Arbeit ist kein Rechtsproblem, sondern ein Übergabeproblem. Wenn ein Bild oder ein Text an dich übermittelt wird, sollten diese Angaben dabei sein:

• Wurde KI eingesetzt?
• Wenn ja: welches Werkzeug?
• Vollständig erzeugt oder nur verändert?
• Was genau wurde verändert?
• Wer hat über den KI-Einsatz entschieden?
• Ist bereits eine Kennzeichnung vorhanden?

Bei Texten mit Gesundheitsbezug muss zudem geklärt werden, ob eine fachlich geeignete Person den Inhalt geprüft hat und wer die redaktionelle Verantwortung trägt.

Eine revisionssichere Dokumentation verlangt das Gesetz (noch) nicht. Eine schlichte Liste im vorhandenen Redaktionssystem genügt: Dateiname, Datum, Kanal, KI-Status, verantwortliche Stelle, verwendete Kennzeichnung.

Acht Schritte, mit denen du anfängst

• Mache eine Bestandsaufnahme: Welche Software in deiner Praxis läuft mit KI-Unterstützung (von der Terminvergabe bis zur Kommunikation).
• Frage bei Diagnose- oder Planungssoftware direkt beim Hersteller nach. Kläre, in welche Risikokategorie das jeweilige System fällt und ab wann welche Pflichten greifen.
• Testet deinen Chatbot oder deine Telefon-KI (rufe sie wirklich an). Kommt der Hinweis auf die KI zu Beginn, vor der ersten inhaltlichen Frage? Wenn nicht, muss das von deinem Dienstleister geändert werden.
• Gehe die Bilder auf der Website durch und kennzeichne die, die täuschend echt wirken könnten. Denke dabei auch an bearbeitete Teamfotos.
• Bestimme eine feste Person, die Texte mit Gesundheitsbezug fachlich prüft und freigibt.
• Kläre mit deiner Agentur, wer über KI-Einsatz bei Bildern entscheidet und wer sie anschließend kennzeichnet.
• Achte darauf, dass niemand im Team sensible Patienteninformationen in frei zugängliche KI-Tools eingibt.
• Sorge dafür, dass dein Team weiß, welche Tools genutzt werden dürfen.

Und was ist mit älteren Inhalten?

Was vor dem 2. August 2026 erstellt wurde und seitdem online steht, musst du nicht nachträglich kennzeichnen. Niemand erwartet, dass du deine komplette Bilddatenbank durchleuchtest.

Auch wenn du ein älteres Bild neu verwendest, etwa aus dem Blog-Archiv, entsteht daraus nach den Leitlinien keine automatische Pflicht. Wer einen fremden Inhalt nur weiterverbreitet, wird dadurch nicht zum Betreiber der KI, welche den Inhalt erzeugt hat.

Fällt dir beim Aussuchen auf, dass ein Bild offensichtlich KI-generiert ist und wie ein echtes Foto wirkt, setze lieber den Hinweis dazu.

Bei Texten zählt nicht, wann sie entstanden sind, sondern wann sie online gehen. Ein KI-Entwurf vom Juli, den du heute veröffentlicht hast, wird also behandelt wie ein heute geschriebener Text. Kennzeichnen musst du ihn deshalb nicht automatisch. Nötig wird ein Hinweis nämlich erst, wenn es um ein Gesundheitsthema geht und niemand den Text fachlich geprüft hat.

Fazit

Die Kennzeichnungspflicht ist weniger dramatisch, als die Schlagzeilen vermuten lassen. Wer weiß, welche Bilder betroffen sind, eine klare Formulierung nutzt und einen Freigabeprozess für Gesundheitstexte hat, ist auf der sicheren Seite.

Wer offen kommuniziert, wo KI im Spiel ist, wirkt seriöser, nicht unsicherer. Gerade in einem medizinischen Beruf, der von Vertrauen lebt.

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Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), insbesondere Art. 3 Nr. 60, Art. 50 und Art. 99
• Verordnung (EU) 2026/1744 zur Änderung der KI-Verordnung, in Kraft seit 27. Juli 2026 (Übergangsfristen)
• Europäische Kommission: Leitlinien zu den Transparenzpflichten nach Artikel 50, veröffentlicht am 20. Juli 2026
• Europäische Kommission: Verhaltenskodex zur Transparenz KI-generierter Inhalte
• Europäische Kommission: EU-Icons zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte
• Bundesnetzagentur: Transparenzpflichten nach der KI-Verordnung
• Wettbewerbszentrale: Leitfaden zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte, Version 1.1 (PDF, Stand 4. Februar 2026), dazu die Ankündigung der Wettbewerbszentrale
• IHK Köln: KI-Verordnung: Neue Transparenzpflichten ab August 2026

Die KI-Bots hinter ChatGPT, Claude und Co.

Wenn du heutzutage eine Zahnarztpraxis betreibst und online sichtbar sein willst, reicht es nicht mehr, nur bei Google gut aufgestellt zu sein. Denn längst schauen nicht mehr nur Suchmaschinen auf deine Website, sondern auch KI-Systeme wie ChatGPT, die sich ihre Antworten direkt aus dem Netz holen.

Bevor eine KI überhaupt eine Antwort geben kann, muss sie deine Website erst einmal finden, lesen und verstehen können. Genau das ist die Aufgabe der sogenannten AI-Crawler.

Nicht alle Bots, die deine Website besuchen, tun dasselbe. Es gibt vier verschiedene Typen und jeder verfolgt ein anderes Ziel.

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Die vier AI-Bot-Typen im Überblick

1. AI Trainer

AI Trainer durchsuchen das Internet, um die Grundlage für große Sprachmodelle zu schaffen. Bekannte Vertreter sind der GPTBot von OpenAI, der ClaudeBot von Anthropic.

Wie er funktioniert: Diese Bots sammeln riesige Mengen an Textinhalten aus dem Web. Die gesammelten Daten werden genutzt, um Sprachmodelle zu trainieren. Was bis zu einem bestimmten Stichtag veröffentlicht wurde, kann ins Modellwissen einfließen. Was danach kommt, ist für das bereits trainierte Modell nicht mehr zugänglich.

Das Training ist kein einmaliger Vorgang, denn Modelle werden regelmäßig neu trainiert oder weiterentwickelt. Es gibt also immer wieder neue Stichtage. Zwischen zwei Trainingszyklen veraltet das Wissen des Modells und ist daher nicht tagesaktuell.

Was das für deine Praxis bedeutet: Wer klare, gut strukturierte Inhalte auf der Website hat, erhöht die Chance, dauerhaft ins Wissen der KI-Modelle einzufließen. Wer kaum oder gar keine Inhalte bietet, wird schlicht nicht berücksichtigt.

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2. AI Assistant

Der AI Assistant ist der Bot, der aktiv wird, wenn du oder Patienten eine Frage in ChatGPT, Claude oder Perplexity stellen. Bekannte Vertreter sind zum Beispiel ChatGPT-User, Claude-User oder Perplexity-User.

Wie er funktioniert: Stellt jemand eine Frage wie „Welcher Zahnarzt in München ist gut für Angstpatienten?“, löst das KI-System im Hintergrund einen sogenannten Grounding-Prozess aus. Die KI ruft dabei in Echtzeit URLs auf, liest die Inhalte und formuliert dann auf dieser Grundlage eine Antwort.

Das ist der entscheidende Unterschied zum AI Trainer: Hier geht es nicht um dauerhaft gespeichertes Modellwissen, sondern um möglichst aktuelle Informationen. Dafür greift der AI Assistant meist zuerst auf den bereits vom AI Search Crawler aufgebauten Index zurück. Nur wenn nötig, etwa bei sehr aktuellen oder speziellen Fragen, ruft er zusätzlich gezielt einzelne Websites live ab.

Was das für deine Praxis bedeutet: Wenn deine Website zu langsam lädt, technisch nicht erreichbar ist oder relevante Inhalte fehlen, wird sie in diesem Echtzeit-Abruf übergangen. Sichtbarkeit entsteht hier nicht durch gute Rankings, sondern durch technische Sauberkeit und inhaltliche Relevanz.

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3. AI Search Crawler

Während der AI Assistant in Echtzeit auf Nutzeranfragen reagiert, ist der AI Search Crawler im Hintergrund dauerhaft aktiv. Bekannte Vertreter sind OAI-SearchBot (OpenAI), Claude-SearchBot (Anthropic) oder Meta-External.

Wie er funktioniert: Diese Bots durchsuchen Websites regelmäßig und im Hintergrund, ganz ähnlich wie der klassische Googlebot, nur eben für KI-Suchen statt für die klassische Google-Suche. Dadurch entsteht eine Art aktuelle Bibliothek an Inhalten, auf die die KI zurückgreifen kann. Das sorgt vermutlich auch dafür, dass der AI Assistant schneller antworten kann, weil er auf bereits bekannte Seiten zugreift, statt sie bei jeder Anfrage neu zu laden.

Der wichtigste Unterschied zum AI Trainer: Dieser sammelt Daten für das einmalige (bzw. periodische) Modelltraining. Der AI Search Crawler dagegen sorgt dafür, dass der Index aktuell bleibt und neuere Inhalte schnell verfügbar sind.

Was das für deine Praxis bedeutet: Wer regelmäßig neue Inhalte veröffentlicht, bleibt auf dem Radar dieser Crawler. Wer das nicht tut, wird seltener oder gar nicht mehr besucht und verliert dadurch an Relevanz.

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4. AI Agent

Die AI Agenten sind die fortschrittlichste Form der KI-Crawler und gewinnen gerade sehr an Bedeutung. Bekannte Beispiele sind ChatGPT Operator von OpenAI oder Claude Computer Use von Anthropic.

Wie er funktioniert: Anders als klassische Bots, die Websites nur auslesen, verhalten sich AI Agenten wie echte Nutzer. Das bedeutet, sie können Websites öffnen, durch Seiten navigieren, auf Buttons klicken und Formulare ausfüllen – alles automatisiert.

Ein Patient sagt beispielsweise zu seiner KI: „Buch mir einen Termin beim Zahnarzt in meiner Nähe für nächste Woche.“ Die KI sucht daraufhin Praxen heraus, öffnet deren Websites, findet das Buchungsformular und füllt es aus.

Was das für deine Praxis bedeutet: Damit AI Agenten erfolgreich mit deiner Website interagieren können, muss sie klar strukturiert, technisch sauber und gut navigierbar sein. Online-Terminbuchung, klar beschriftete Buttons und eine logische Seitenstruktur sind hier Voraussetzungen.

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Damit eine KI wie deine Website überhaupt kennt, muss sie zuvor gecrawlt worden sein, genau wie bei Google. Crawling ist heute aber die Voraussetzung für Sichtbarkeit in zwei Suchsystemen. Nämlich in klassischen Suchmaschinen und in KI-generierten Antworten.

Eine Studie aus dem März 2026* zeigt, dass 33 % der deutschen Websites aber mindestens einen relevanten AI-Crawler serverseitig blockieren. Besonders auffällig ist, dass der ClaudeBot dabei 60 % häufiger blockiert wird als der GPTBot.

Für Zahnarztpraxen, die ohnehin häufig auf Standardlösungen beim Hosting setzen, ist das ein reales Risiko. Wer einen KI-Bot blockiert, taucht in dessen Antworten auch nicht auf.

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Was KI-Bots auf deiner Website blockieren kann

Viele Praxen investieren Zeit und Geld in gute Inhalte und die Optimierung ihrer Website. Dabei schöpfen sie ihr Potenzial nicht aus, weil KI-Crawler gar nicht erst auf die Seite kommen. Das passiert häufiger als gedacht. Mögliche Ursachen:

• Firewall-Einstellungen: Viele Hosting-Anbieter sperren automatisch auffällige Bot-Muster. Das trifft manchmal auch legitime AI-Crawler.
• robots.txt: Mit dieser Datei lässt sich steuern, welche Bots auf welche Bereiche der Website dürfen. Manche Systeme wie Perplexity interpretieren diese Datei eher als Empfehlung.** AI Agenten halten sich eher nicht daran, weil sie wie normale Browser agieren.
• JavaScript-Inhalte: Manche Inhalte werden auf einer Website erst nachträglich nachgeladen, technisch über JavaScript. Für Menschen im Browser ist das kein Problem, für viele KI-Bots aber schon: Sie lesen meist nur das, was direkt beim Öffnen der Seite im Code sichtbar ist. Was erst nachgeladen wird, übersehen sie oft komplett. Wichtige Texte sollten deshalb von Anfang an fest im Quellcode der Seite stehen, statt sich erst nachträglich aufzubauen.
• Serverperformance und Ladezeit: Hohe Serverbelastung durch Bot-Anfragen kann dazu führen, dass deine Website langsam antwortet oder Anfragen abbricht. Eine gute Time to First Byte (TTFB) und stabile Serverantworten sind deshalb wichtiger denn je.

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Was das für Websites bedeutet

Wir halten also fest: KI liest deine Website. Mehrfach, aus verschiedenen Gründen und mit verschiedenen Systemen. Ob deine Praxis dabei als relevante Anlaufstelle wahrgenommen wird, hängt von zwei grundlegenden Dingen ab:

1. Technische Erreichbarkeit
Deine Website muss für AI-Bots zugänglich sein. Keine ungewollten Sperren, schnelle Ladezeiten, sauberer HTML-Code und eine klare Seitenstruktur.

2. Inhaltliche Qualität und Aktualität
Klare, fachlich korrekte und regelmäßig aktualisierte Inhalte helfen sowohl beim AI Trainer (Modellwissen) als auch beim AI Search Crawler (aktueller Index) und beim AI Assistant (Echtzeit-Abruf).

Das sind keine neuen SEO-Grundsätze. Aber sie gelten jetzt für zwei Suchsysteme (Suchmaschinen und KI-Suche) gleichzeitig.

Wenn du wissen möchtest, wie deine Praxis aktuell technisch und inhaltlich aufgestellt ist und welche Schritte konkret helfen würden, stehen wir dir gerne in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung.

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*https://seosoon.de/guide/study-ai-crawler-blocking-german-websites/

** https://blog.cloudflare.com/perplexity-is-using-stealth-undeclared-crawlers-to-evade-website-no-crawl-directives/